Selon plusieurs études, la charge de travail est l’une des causes de stress et de souffrance au travail, voire de burn-out. Le manager a un rôle essentiel à jour pour assurer l’atteinte des objectifs commerciaux et financiers, tout en veillant à la santé physique et mentale de ses équipes. Voici quelques pistes d’actions concrètes pour mieux gérer la charge de travail des collaborateurs.
Les enjeux d’une gestion efficace de la charge de travail des employés
L’article L3121-60 du Code du travail impose à l’employeur de vérifier régulièrement pour chaque salarié que la charge de travail est « raisonnable » et correctement répartie sur sa journée ou une autre unité de temps de travail. Mais dans les faits, l’exercice n’est pas aussi simple…
En effet, il ne suffit pas de lister les tâches et le nombre d’heures nécessaire pour les accomplir. De nombreux impondérables entrent en jeu, aussi le manager doit trouver le parfait équilibre entre les exigences de l’activité, la capacité d’absorption du collaborateur et la manière dont il vit son travail au quotidien. L’Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail (Anact) recommande par conséquent de mesurer la charge sur 3 aspects :
- Le « devoir faire », qui correspond à la charge dite « prescrite », c’est-à-dire les tâches attribuées par le manager à un collaborateur, avec les objectifs, ainsi que les moyens et ressources mis à sa disposition.
- La charge réelle qui désigne les réalisations effectives en intégrant les imprévus comme l’absence non planifiée ou les retards d’un collègue, la modification d’une commande, l’arrivée d’un dossier prioritaire…
- La charge ressentie fait intervenir des facteurs subjectifs directement liés au travail (efforts à fournir, perception du sens ou de l’importance de la tâche à accomplir) ou non (état de santé, humeur, problèmes personnels…).
Ces paramètres peuvent susciter un sentiment de surcharge ou de sous-charge, qui sont tout aussi susceptibles d’engendrer de la frustration, de la démotivation chez un collaborateur et impacter la performance individuelle et collective.
Le télétravail ajoute des complications à la tâche du manager en termes de :
- communication,
- coordination entre les membres de l’équipe,
- visibilité sur l’avancée des travaux.
Quant au salarié, la distance rend plus difficiles les échanges, la collaboration avec les collèges, la déconnexion, sans compter la nécessité de jongler entre les impératifs personnels et professionnels.
Le manager doit prendre tous ces aspects spécifiques en compte dans leur gestion de la charge de travail.
Les facteurs à prendre en compte pour bien répartir la charge de travail
Pour répartir équitablement et judicieusement la charge de travail au sein de son équipe, le manager doit prendre en compte :
- les compétences et aspirations de chacun ;
- les exigences intellectuelles, émotionnelles ou physiques de la mission ;
- le réalisme des objectifs (délais, volume…) ;
- l’ordre de priorité ;
- les moyens disponibles : connaissances, compétences, matériels, outils informatiques…
L’efficacité de sa gestion impose une proximité du manager avec ses collaborateurs et les réalités opérationnelles. Les feedbacks en groupe ou en tête-à-tête, l’accompagnement individuel, le point quotidien ou hebdomadaire… favorisent un suivi et des ajustements rapides de la charge de travail. Ceux-ci peuvent porter sur différents éléments :
- les effectifs,
- le niveau de production,
- le degré d’exigence de qualité,
- les échéances,
- les risques.
En tout temps, le manager doit se demander comment il peut soutenir les membres de son équipe, sur les plans opérationnel et psychologique. Des points réguliers permettent d’écouter les attentes de chaque salarié afin de réorganiser ses tâches et lui éviter d’être débordé (ou d’en avoir le sentiment).
Des solutions digitales pour une gestion optimisée de la charge de travail
Avec des collaborateurs parfois éloignés géographiquement, notamment en raison du télétravail, ainsi que des agendas de chacun, le manager ne dispose pas toujours d’une vue précise et à jour des différents projets en cours. Or, cette visibilité est la base de prise de décisions pertinentes.
Il existe heureusement des logiciels de gestion RH collaboratifs gratuits ou payants, plus ou moins complets et performants, qui leur simplifient grandement la coordination du travail et la mesure du bien-être des équipes.
Mais le manager doit également faire attention à ne pas devenir lui-même victime de surcharge de travail. En effet, être l’interface entre la direction et les collaborateurs n’est pas un rôle évident.
Afin d’éviter l’épuisement au travail et rester lui-même efficace et épanoui, il ne doit pas hésiter à solliciter son « N+1 » ou l’équipe RH en cas de difficultés importantes. Demander de l’aide n’est pas un aveu de faiblesse ou une cause de perte de crédibilité, mais une réaction saine et bénéfique pour l’ensemble de l’organisation.
Un expert externe peut également être d’un grand secours pour le manager. Spécialiste de la qualité de vie au travail, le cabinet Preventech assiste les entreprises dans l’amélioration des conditions de travail et la gestion des risques psychosociaux. Son intervention auprès des dirigeants et managers prend différentes formes :
- formations à l’organisation et à la gestion de la charge de travail, à l’écoute active, au management à distance, au management bienveillant… ;
- coaching sur le bien-être, la cohésion d’équipe… ;
- conférences sur le télétravail…
Pour approfondir :
- Bien s’organiser en télétravail
- Mieux gérer sa charge de travail
- Rôle des managers dans l’organisation et la gestion de la charge de travail