Organiser la vie en flex office

 

01 Juin2017

Charte de vie. Une bonne conduite du changement est indispensable à la réussite d’un projet de flex office. Mais une fois les collaborateurs installés, comment s’assurer du succès sur la durée ? Tour d’horizon des bonnes pratiques en matière de règles de vie.

Une fois organisés en flex office, les collaborateurs doivent s’habituer à de toutes nouvelles méthodes de travail, mais aussi adopter de nouvelles règles de vie en communauté. « Si le règlement intérieur peut être rassurant pour certains, il est également horripilant pour d’autres ! Mieux vaut privilégier des notions de vivre ensemble », conseille Dominique Losay, responsable environnement de travail BNP Paribas Personal Finance. Quelques éléments de bon sens doivent ainsi être énoncés. Comme celui du « clean desk », qui impose de nettoyer et ranger le bureau que l’on a occupé afin de le laisser propre et vide pour le prochain occupant. Pratique peu naturelle lorsque l’on a été habitué à travailler dans un bureau individuel… L’utilisation des divers espaces demande elle aussi à être quelque peu régie afin d’être sûr de pouvoir bénéficier du bon espace au bon moment en fonction des besoins de chacun.

« Plus que des règles de vie, nous avons accompagné les collaborateurs au travers de la mise en place de règles comportementales  d’usage des espaces avec Steelcase, en expliquant l’utilité des salles de réunion, des bulles de confidentialité, etc », souligne Céline Ollivier, directrice organisation et RH chez GS1 France. Tout comme Microsoft, qui avec son nouveau campus fonctionnant en flex office, a travaillé sur une charte conseillant, en fonction des besoins et du nombre de personnes impliquées, quels espaces privilégier.
 
« La vie commence après »
Si définir des règles est une bonne chose, encore faut-il les communiquer ! Et les initiatives en la matière ne manquent pas. Certains choisissent de les diffuser tout au long de la journée sur des écrans ou de les placarder tout simplement aux murs. C’est le cas par exemple sur le plateau pilote de la banque Neuflize OBC, qui a également ajouté des pictogrammes indiquant l’interdiction de manger dans l’espace bureaux ou encore de passer des appels dans les zones de silence. Cela peut aussi être un moyen d’animer les locaux, comme chez Microsoft où l’on trouve dans les petits espaces collaboratifs fermés des bulles précisant « ceci n’est pas un bureau personnel ». D’autres encore décident de remettre un livret recensant un certain nombre de règles à chaque collaborateur lors de leur arrivée. Et une fois l’emménagement passé, mieux vaut rester vigilent… Les vieilles habitudes peuvent parfois revenir au galop ! Tous les retours d’expérience liés au flex office sont d’ailleurs unanimes : un rappel périodique des règles de vie est indispensable. « Nous pouvons par exemple de temps à autre provoquer une journée de rangement ou bien faire un brief avec toutes les équipes si besoin », commente Pierre-Franck Moley, directeur général du Groupe Hopscotch. « Quand on déménage, on est souvent focalisé sur le jour J. alors qu’en fait, c’est après que tout commence ! Il faut poursuivre l’effort d’adaptation et d’ajustement pour que la vie s’améliore constamment », conclut-il.
 
Workplace Magazine – mars 2017
 
 
 
 
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