Comment passer au flex office ?

 

01 Septembre2015

Plus de bureaux attribués mais des territoires d'équipe où l'on s'installe où bon nous semble, c'est le principe du flex office. Si peu d'entreprises l'ont d'ores et déjà adopté, beaucoup s'y intéressent de près. Point avec les experts de Colliers sur les règles à respecter avant de le déployer.

Le faible taux d'occupation des bureaux ainsi que les évolutions rapides des technologies, de l'information et de la communication, conduisent un nombre croissant d'entreprises à repenser l'espace et le temps du travail dans le secteur tertiaire. Les collaborateurs sont aujourd'hui « multi-équipés » et pratiquent un travail à distance de plus en plus collaboratif (lire aussi p.52) et diversifié.

Pour toutes ces raisons, le bureau partagé s'est aujourd'hui affirmé comme une tendance de fond en matière d'aménagement. Le principe : plus de bureau attitré mais des territoires d'équipes proposant des espaces variés pour répondre aux différentes tâches à effectuer dans la journée. Si certains n'y voient qu'une opportunité de réduire les coûts immobiliers, d'autres se servent du passage au flex office (également appelé « desk-sharing ») pour transformer les modes et l'organisation du travail, voire même l'image de l'entreprise. Mais quelles que soient les motivations d'un passage à cette nouvelle organisation des espaces de travail, certaines règles doivent être respectées.

1. Un plan cohérent

Face à la perte de repères que peut générer le passage au flex office, il est important que l'organisation spatiale à l'échelle de l'entreprise soit clairement perçue. À l'instar d'une organisation urbaine, les espaces pourront être hiérarchisés, des « quartiers » calmes (les espaces de travail) au « centre-ville ». C'est dans cette zone identifiable que l'on trouve les espaces collaboratifs mutualisés, point de convergence des flux. Elle a pour objectif d'offrir un lieu de rencontres et d'échanges et peut dispenser de multiples services, de la simple salle de réunion à l'espace collaboratif, en passant pourquoi pas par le « work café » ou autre espace informel.

La cohérence fonctionnelle des équipes doit être préservée par un redécoupage des surfaces en « unités spatiales » à taille humaine. Pour exemple, Sanofi offre à son personnel dans son futur Campus du Val de Bièvre une somme d'espaces de travail dit « clusters » accueillant chacun 30 à 40 personnes. Chaque équipe, et donc chaque collaborateur, dispose d'une adresse correspondant à sa zone d'appartenance. La répartition des espaces, au sein des unités spatiales, doit tenir compte des mouvements et des activités que l'on y opère. Ainsi les zones dédiées à la concentration sont à isoler des flux et des pôles d'échange informels, qui eux fonctionnent avec les zones de travail en équipe, les postes dédiés à l'échange, au téléphone ou encore les espaces projets. Des espaces cloisonnés, où l'observation stricte du silence est de rigueur sont une ressource pour l'accomplissement d'une tâche rédactionnelle ou de lecture.

2. Organisation de l'espace à l'échelle micro

Le gain de postes engendre un gain de surface qu'il est recommandé d'au moins partiellement redistribuer dans l'espace de travail pour plus confort et de diversité. Les unités spatiales présentent une base de plan identique organisée autour d'activités dominantes (concentration, collaboration). Attribuées aux équipes, elles offrent aux collaborateurs une somme de services de proximité, d'espaces d'échanges et de replis. Mentionnons le casier personnel nominatif, ancrage essentiel du collaborateur. Il reçoit son équipement quotidien : son ordinateur, ses fournitures, ses documents propres... Bien que la quantité de classement tende à diminuer, il reste cependant utile de doter chaque équipe d'armoires gérées individuellement ou collectivement, la moyenne des usages étant aujourd'hui 3 ml/personnes. Les casiers et armoires sont groupés, contigus aux circulations pour faciliter l'accès. L'unité spatiale dispose d'un point copie dont le fonctionnement par badge est recommandé pour plus de confidentialité et de flexibilité.

Les postes de travail peuvent offrir une diversité de configurations liées aux activités et aux tâches qu'on y réalise au quotidien : postes groupés par 2, 4 ou 6 en version « bench », postes assis-debout pour varier les postures, poste d'angle pour permettre l'échange en duo, postes « lounge » en environnement « Cosy » pour plus de concentration... Un jeu d'accessoires permet à terme une évolution possible de l'usage des postes.

Le design est un levier pour favoriser le sentiment d'appartenance des salariés à un collectif de travail et aider au respect des principes de vie. Il peut aussi traduire et valoriser l'image de l'entreprise.

Dans un environnement de travail en bureau partagé, disposer d'équipements de qualité comme par exemple de mobilier facilement réglable permet d'assurer le bien-être des personnes et un meilleur partage des postes.

L'unité spatiale doit également mettre à disposition du collaborateur une proportion d'espaces fermés supérieure à celle des open space, accessibles à tous, sans conditions de statut, sans réservation. On y trouvera des bulles d'échange et/ou de repli, à raison d'une pour 5 à 6 postes, les configurations atypiques sont possibles : tables hautes, tabourets ou banquettes type « compartiments de train » et d'autres encore. Une salle d'équipe (6/8 personnes) pour les points hebdomadaires, ou réunions spontanées en petit groupe est recommandée.


3. repenser les équipements technologiques

Le bureau partagé suppose la mobilité interne et externe des collaborateurs, cela implique d'engager une réflexion sur la technologie et les équipements à mettre à disposition des salariés : des ordinateurs portables, des téléphones (IP, portables, soft phone, ...), des écrans sur les postes de travail et dans tous les espaces d'échange. Par ailleurs, les mobiliers et le bâtiment doivent permettre de se connecter partout, de façon homogène et sans difficulté. C'est la règle du « plug and play ». Plus largement, il est nécessaire d'engager une réflexion sur l'alignement stratégique du système d'information (SI) de l'entreprise à la hauteur de l'ambition du projet. Les collaborateurs doivent pouvoir se connecter partout et échanger avec leurs collègues (WiFi, messagerie instantanée, communication unifiée, VPN). Enfin, l'objectif de réduction du papier nécessite des serveurs de dimensions suffisantes pour le processus de dématérialisation par la numérisation ainsi que l'installation d'applications de partage d'informations.

4. Aider les collaborateurs à se repérer

La signalétique directionnelle et dynamique (affichage au travers d'écrans) doit pallier la perte de repères générée par le passage au flex office et permettre aux salariés de se retrouver (individuellement et collectivement) dans l'univers de l'environnement en postes partagés. Des outils de communication interne tels qu'une messagerie instantanée et un système performant de réservation des salles constitueront également des supports à la coordination et à l'usage partagé des espaces.

5. Adapter les services supports

Dans le contexte du bureau partagé, il est important que les services support soient perçus comme rassurants et accessibles pour répondre à une demande croissante de conseil et d'orientation. Les professionnels de l'environnement de travail auront un rôle pédagogique à jouer. Donner une meilleure visibilité et un ancrage spatial aux services support au travers d'un helpdesk physique peut faciliter le contact avec les collaborateurs et la transition, voire l'appropriation du bureau partagé.

Certains contrats de prestations seront à revoir, en particulier celui du nettoyage : les espaces sont à la fois plus faciles à nettoyer car dégagés avec toutefois une exigence plus élevée des collaborateurs du fait de l'utilisation mutualisée des équipements. On supporte moins bien la saleté des autres !

Enfin, aménager un environnement de travail en bureau partagé est, en pratique, bien plus qu'une affaire d'aménagement de l'espace. Le bureau partagé induit une évolution très concrète des pratiques au quotidien et plus largement de l'expérience des collaborateurs au (et du) travail. Le choix du poste le plus adapté à la tâche en cours comme le respect du « clean desk policy » (laisser son bureau propre lorsqu'on le quitte en fin de journée) ou encore celui des principes d'usage associés aux espaces de travail (espaces silence, collaboratifs) incombent aux utilisateurs avec l'appui des managers. Ceux-ci ne sont plus simplement des occupants du bureau partagé mais en sont responsables individuellement et collectivement.


Frédérique Miriel, Pascale Boureau et Maria Ianeva

Arseginfo.fr - 01/05/15

 
 
 
 
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