Bien gérer ses déménagements internes

 

01 Mars2016

Au même titre qu'un transfert sur un nouveau site, les déménagements internes représentent un bouleversement pour l'organisation d'une entreprise. Pour s'assurer un déroulement sans encombre et une adhésion des collaborateurs, préparation et communication restent les maîtres mots. 
 
Des salariés qui font leurs cartons pour s'installer à un autre bureau, cette scène est plutôt courante dans le monde de l'entreprise. Le déménagement interne consiste à déplacer les collaborateurs d'un poste à un autre au sein d'un même bâtiment ou d'un même site sans avoir recours au transport routier. En 2009, chaque employé vivait en moyenne un déménagement interne tous les deux ans. Depuis, il y a fort à parier que ce chiffre ait augmenté. Selon les prestataires, la demande en la matière s'est amplifiée ces dernières années. L'une des raisons évoquées est la multiplication des sociétés préférant renégocier leurs baux et effectuer des travaux de rénovation et des réorganisations plutôt que d'avoir à changer de site. Par ailleurs, « les entreprises de taille moyenne connaissent des réorganisations ponctuelles, souvent liées à la situation économique de l'entreprise qui doit faire face à un plan social ou une fusion par exemple », commente Marie-Christine Bouvier, présidente de l'Agence Française du Déménagement d'Entreprises (AFDE). L'évolution des métiers nécessite aussi parfois de revoir l'organisation interne. Les donneurs d'ordres travaillant en mode projets (voir page 40) ont également recours fréquemment aux déménagements internes. « Les grands comptes sont par exemple presque tous les jours en réorganisation interne dans leurs différents immeubles », ajoute Marie-Christine Bouvier.
 
L'importance de « l'amont »
Loin d'être un simple tour de passe-passe, ces mouvements internes, pouvant concerner une personne comme un département entier, demandent une préparation minutieuse, des compétences adaptées et une organisation maitrisée, au même titre qu'un transfert d'entreprise. Le mode opératoire est d'ailleurs sensiblement le même. L'élaboration d'un retro-planning va permettre avant toute chose de se repérer dans le temps et de suivre pas à pas les étapes à respecter. Il peut être préférable de désigner un ou plusieurs « responsable déménagement » qui sera chargé de piloter et coordonner l'ensemble des métiers et des actions et s'inscrira en référent. Ensuite, il convient de lister ses besoins. « Et de savoir lire entre les lignes ! Il faut poser les bonnes questions pour être sûr de bien cerner toutes les attentes », commente Marjorie Bayle, responsable de l'environnement de travail chez Technip. À partir de cette matière, l'entreprise va pouvoir constituer un cahier des charges fiable, élaborer les plans d'implantation et lister les volumes à transporter. Pour l'aider dans ces étapes, l'intervention de déménageurs qualifiés est indispensable.
 
Des prestataires peu scrupuleux
Mais face à la montée du travail illégal et d'offres anormalement basses (lire aussi page 46), les donneurs d'ordres doivent être extrêmement vigilants lors de l'appel d'offres au risque de se retrouver devant un tribunal ! Ils devront veiller à la forme juridique, l'ancienneté, la taille et l'extrait Kbis de l'entreprise de déménagement. Les références clients, les moyens en hommes, en matériels et les services complémentaires proposés sont autant de bons indicateurs à prendre en compte. « Il m'arrive encore aujourd'hui d'entendre que certaines sociétés sollicitent l'entreprise de nettoyage pour effectuer un déménagement interne. Mais ne s'improvise pas déménageur qui veut ! », s'offusque Marie-Christine Bouvier. « Il y a des gestes et des postures à adopter pour éviter les TMS. De plus, à partir d'un certain nombre de salariés, on est obligé de rédiger un plan de prévention avec le client ». Ce dernier précise les obligations des intervenants et liste les risques encourus lors du déménagement (objets qui chutent, travaux en hauteur...) pour attirer l'attention sur le potentiel accident et ainsi l'éviter.
 
Quel impact sur l'activité ?
Les collaborateurs sont également mis à contribution. Peu avant le déménagement, ils reçoivent leurs cartons et étiquetages et sont priés de tout préparer pour le jour J. Pour faciliter le travail de tous, les armoires sont souvent transportées pleines sur des transpalettes : des « palback » capables de déplacer et supporter une telle charge. Les caissons à roulettes peuvent être transférés tels quels par les déménageurs. Ces derniers s'occupent également des déconnections et reconnections du matériel informatique. Reste alors les affaires personnelles des collaborateurs. « C'est la seule chose qui nécessite réellement des cartons », précise Marie-Christine Bouvier. Tout est ainsi optimisé pour procéder à un déménagement rapide et sans encombre. Car si bon nombre d'entreprises préfèrent encore effectuer ce type de prestation en soirée ou le week-end, d'autres optent pour une intervention en journée en milieu occupé. Les maitres mots sont alors discrétion et efficacité. « Si tout est bien pensé et orchestré, on peut déménager et installer un salarié à son nouvel emplacement en 30 minutes », note la présidente de l'AFDE. Une fois tout le monde à son nouveau poste, les déménageurs assurent généralement un rôle de « service après-vente » pendant quelques heures voire plusieurs jours. Ils s'assurent que tout se déroule comme prévu, réajustent si besoin les aménagements et rassurent les collaborateurs. « C'est de l'accompagnement, un service en plus. Cela permet de détecter de nouveaux besoins qui n'auraient pas été identifiés auparavant et de rectifier le tir », ajoute Philippe Ruggieri, workplace manager de Cisco Video Technologies, qui a géré un déménagement interne dans le cadre de travaux de rénovation (voir page 44).
 
« Un départ vers l'inconnu »
Même s'ils ne partent pas sur un autre site, les collaborateurs doivent s'adapter à ce nouvel environnement de travail. « C'est toujours un départ vers l'inconnu... Et l'inconnu fait peur ! », souligne Marie-Christine Bouvier. Il faut donc les préparer de la même manière que pour un déménagement externe. Les inquiétudes portent surtout sur les questions territoriales et le futur emplacement de leur poste de travail. Vais-je rester à côté de mon collègue actuel ? Me retrouver dos au mur ou loin de la fenêtre ?... Les salariés ont besoin de se projeter et de s'approprier le projet. Sinon, les conséquences peuvent être nombreuses : perte de repère, dégradation de l'ambiance dans l'entreprise, chute de la productivité... Ainsi, quand on demande aux donneurs d'ordres quel est le point à privilégier lors d'un déménagement interne, tous répondent « la communication auprès des salariés ». En cas de réaménagement, certains space planners proposent leurs services pour accompagner les salariés dans ce changement et prennent en charge la communication. Mais la plupart du temps, cela se fait en interne et passe notamment par des réunions d'information en amont avec les personnes concernées pour leur expliquer les raisons d'une telle réorganisation. Autre support très utilisé pour communiquer : le mail. À partir d'un exemple type, souvent fourni par le déménageur, les responsables de l'environnement de travail ou les managers envoient régulièrement des mails d'informations aux collaborateurs pour leur rappeler les échéances, leur indiquer les dates auxquelles ils recevront leurs cartons et étiquettes ainsi que les plans de départ et d'arrivée pour chaque salarié. Ce memento permet également de lister les tâches que le collaborateur va devoir effectuer avant le Jour J. « Nous précisons aussi tous les numéros utiles en cas de problème informatique ou autre. C'est indispensable d'être très carré », précise Philippe Ruggieri. En effet, plus la communication sera détaillée, moins le salarié sera frustré. Et un collaborateur rassuré, c'est la clef d'un déménagement interne réussi.
 
Julie Dohen
www.workplacemagazine.fr - 26/01/2016

 

 
 
 
 
> Voir toutes les actualités
 

Contactez-nous

Marjorie Dumont-Crisolago

Présidente en charge de la direction commerciale et marketing
Email : md@preventech.net

Laura Gaspard

Chargée de communication
Email : lg@preventech.net

PREVENTECH CONSULTING

4 cité Paradis
75010 Paris

01 44 09 70 44

Contactez-nous

Marjorie Dumont-Crisolago

Présidente en charge de la direction commerciale et marketing
Email : md@preventech.net

Laura Gaspard

Chargée de communication
Email : lg@preventech.net

PREVENTECH CONSULTING

4 cité Paradis
75010 Paris

01 44 09 70 44